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档案管理细则

档案管理细则 2011年12月10日 来源： 档案管理实施细则第一章 总 则为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及保密性，合理有效利用档案资料，特制定本细则。 第二章 公司管理档案的范围及管理权限划分第一条 公司级档案管理范围，由公司行政部专人管理并负责一切借阅、复制、传递相关事宜。公司级档案包括以下文件：1． 司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；2． 公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；3． 财务管理、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）；4． 政府、项目批文、合同；5． 公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；6． 工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；7． 公司及各部门月度、年中、年度工作计划及资金计划；8． 公司签定的各类合同（含商品房买卖合同）；9． 公司有效证件、印章；10． 具有法律效力及保存价值的文件；11． 公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。12． 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。第二条 部门档案管理范围，由各部门指定专(兼)职文书管理，于每季度末交档案清单至公司备案留底。如工作完成后，原件移交公司管理。部门级档案文件如下：1． 各部门报请总经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表、简报；2． 部门例会会议纪要；3． 各部门与其相关业务单位函件管理；4． 招投标文件管理；5． 人事劳资档案及信息管理；(人力资源部统一管理人事档案)6． 仪器、设备维修保养资料；7． 客户、特约商家资料及信息管理；8． 公司的媒体宣传资料、销售报表；9． 财务会计凭证、帐册、月度、年度财务报表。 第三章 公司档案管理体制 第三条 公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。行政部设立专门档案室，配备专人分管公司主体档案工作。第四条 根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管。 第五条 公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。第六条 档案管理部门及负责人1． 公司档案管理部门为行政部；2． 公司立档单位为各部门；3． 档案管理责任人：各部门负责人与专(兼)职文书。4． 各部门均应指定专(兼)职文书，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。第七条 各部门专(兼)职文书的职责1． 了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。2． 认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每季度末前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。3． 承办人员需借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材。第四章 档案管理、归档文件整理 第八条 各部门以公司名义或中心名义制作的规划、规定、通知、通告、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、项目方案、函等文件均应由部门文员制作副本发文、登记、原件存档，抄送行政部档案室备案。第九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。公文承办人对处理完毕或批存的文件材料，收集齐全并加以整理后，送交专(兼)职文书集中统一归卷。第十条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。第十一条 归档时限各部门专(兼)职文书就文件归档工作应做到每日进行。做归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。应做到及时处理，切忌拖拉积压。 第十二条 归档文件的整理1． 归档材料必须是办理完毕的正式材料。2． 归档材料应完整、齐全。归档入卷文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起。3． 归档文件整理以件为单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册、会议记录等一册（本）为一件，来文与复文可为一件，重要文件的草稿各为一件。4． 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。5． 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请

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